Podatnicy prowadzący podatkową księgę przychodów i rozchodów mają dwie możliwości rozliczania ponoszonych kosztów: memoriałową oraz kasową.

Na czym polega metoda memoriałowa?

Metoda memoriałowa polega na ujmowaniu kosztów bezpośrednich w KPiR w roku, w którym osiągnięty jest związany z nimi przychód. W przypadku kosztów pośrednich, są one ujmowane z dniem wystawienia faktury (z wyjątkiem kosztów dotyczących okresu na przełomie roku – jeśli nie jest możliwe ustalenie, jaka część należy do danego roku podatkowego, rozliczane są one proporcjonalnie do okresu, którego dotyczą).

Korzystając z tej metody należy zatem pamiętać o podziale kosztów na pośrednie oraz bezpośrednie. Ponadto należy ewidencjonować koszty w taki sposób, aby możliwe było ich przyporządkowanie do osiąganych przychodów.

Na czym polega metoda uproszczona (kasowa)?

Metoda kasowa umożliwia ujmowanie zarówno kosztów pośrednich, jak i bezpośrednich w sposób uproszczony. W tym przypadku koszty są ewidencjonowane w tym roku podatkowym, w którym zostały poniesione, niezależnie od tego, jakiego dotyczą okresu. Dniem poniesienia kosztu jest wówczas data wystawienia faktury lub innego dokumentu, według którego koszt uzyskania przychodu wprowadzany jest do KPiR.

Kto może korzystać z metody memoriałowej i uproszczonej?

Z metody memoriałowej korzystają podatnicy podatku dochodowego prowadzący księgi rachunkowe. Ponadto z takiej metody korzystać można również prowadząc podatkową księgę przychodów i rozchodów, jeżeli spełniony jest warunek wyodrębnienia kosztów odnoszących się do danego roku podatkowego.

Z metody uproszczonej mogą korzystać podatnicy prowadzący podatkową księgę przychodów i rozchodów.

Czy podatnik ma obowiązek informowania o  rozpoczęciu stosowania metody uproszczonej?

Podatnik może zmieniać stosowaną metodę. Nie ma obowiązku informowania organów skarbowych o takich zmianach. Zmiana metody może nastąpić jedynie na początku nowego roku, gdyż w danym roku podatkowym powinna zostać zachowana ciągłość stosowania jednej wybranej metody.

Koszty ujmowane niezależnie od wybranej metody

Istnieją koszty, które ujmowane są w określony sposób niezależnie od stosowanej metody. Są to wypłacane przez pracodawcę wynagrodzenia i składki ZUS. Stanowią one koszty uzyskania przychodu w miesiącu, w którym są naliczone, jeżeli są wypłacone zgodnie z przepisami lub zawarta umową. W przypadku, gdy termin ten zostanie przekroczony, koszt uznaje się za poniesiony w dniu rzeczywistej zapłaty.

Korzystniejsza i łatwiejsza dla podatnika jest metoda uproszczona. Nie wymaga ona podziału na koszty pośrednie i bezpośrednie. Ponadto pozwala na wcześniejsze ujęcie kosztów w księdze przychodów i rozchodów niezależnie od momentu osiągnięcia przychodów związanych z danym wydatkiem.